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多数企业把“放行”当成终点。但在中亚几个国家，海关有权在货物放行后的一段时间内做事后稽查，调取当年的报关单、合同、付款记录做比对。这时候，资料不全就是问题。
| 资料 | 用途 | 建议留存期 |
|---|---|---|
| 报关单及随附单证 | 证明申报内容 | 5 年以上 |
| 商业合同与订单 | 证明交易真实 | 5 年以上 |
| 付款凭证与银行流水 | 证明价格真实 | 5 年以上 |
| 运输单据 | 证明物流真实 | 5 年以上 |
| 原产地证与认证文件 | 证明优惠与准入 | 5 年以上 |
| 往来邮件与沟通记录 | 争议时的辅助证据 | 3—5 年 |
留存期没有全球统一标准，各国规定不同，按 5 年准备是最稳妥的。电子化存档完全可接受，关键是能快速调取。
第一类：价格与付款对不上。 报关价 5 万美元，实际收了 8 万，差额通过其他渠道支付。这在稽查中一查就穿。
第二类：编码用错但长期未改。 一个错误编码用了两年、几十票，稽查时会按错误编码追溯补税，累计金额可能很大。
第三类：单证由不同人保存、互相找不到。 财务有付款记录、业务有合同、货代有运单，但没人能拼出完整链条。这不是合规问题，是管理问题，但在稽查时同样致命。
第一时间配合、完整提供，比拖延有利。能证明交易真实的，多数问题会以补税结案；故意隐瞒或提供不实材料，性质就变了。
如果确实存在申报错误，主动说明并补税，通常比被查出后处理的结果好。稽查的核心不是抓人，是把该收的税收上来。
A：各国规定不同，通常为三到五年。具体以目的国海关法规为准。按五年准备资料是稳妥做法。
A：可以。关键是能快速调取、内容完整、可读。扫描件、PDF 均可，但要按票号或合同号建立索引，避免“有文件但找不到”。
A：可以提供证据申辩。但如果申报本身确有错误，补税是必然结果，争议空间主要在金额与是否加处罚。主动配合通常处理更轻。
A：双方都应保存。代理方持有报关单与退税资料，委托方持有合同与付款记录。稽查时往往需要双方资料拼合，任何一方缺失都会造成麻烦。
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